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Cómo organizar una conferencia tecnológica de éxito: UXSpain

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Cómo organizar una conferencia tecnológica de éxito: UXSpain

A falta de 6 semanas para la celebración del evento, las entradas para UXSpain 2017 (12 y 13 de mayo) llevan meses agotadas. ¿Cómo se consigue? ¿Cómo se puede organizar una conferencia tecnológica que año a año, bata récords? Hemos querido saberlo de primera mano, así que le hemos hecho algunas preguntas a Yusef Hassan, Sergio Ortega, Sergi Sánchez y César García, organizadores de UXSpain.

Para organizar la información, hemos seguido nuestro modelo de organización de eventos profesionalessi aún no lo conoces, ¡échale un vistazo!
 

 

¿Cómo surgió la idea de organizar una conferencia tecnológica de este estilo? ¿Qué objetivo queréis conseguir?

UXSpain nació en 2012 con la voluntad de desvirtualizar a la comunidad de profesionales del diseño y la experiencia de usuario en España. Surgió como una propuesta lúdica entre nosotros cuatro, como una excusa para hablar cara a cara con todas aquellas personas con las que veníamos dialogando durante muchos años de forma virtual, a través de las redes sociales y blogs.

Desde entonces nuestro objetivo ha sido servir como lugar de encuentro de la comunidad, conjugando en un mismo espacio tanto a profesionales consagrados del sector como de otras disciplinas, que puedan aportar nuevos puntos de vista y perspectivas para reflexionar. También hay un gran componente de descubrimiento de nuevos talentos, personas que hasta el momento han sido prácticamente anónimas, pero que tienen mucho que contar.

¿A qué target os dirigís?

Aunque el núcleo del público al que nos dirigimos es el de los profesionales del diseño y la UX, es un evento que atrae cada año a una mayor variedad de perfiles profesionales.

En las seis ediciones que llevamos hasta la fecha hemos contado con una media de asistencia de unas 450 personas, con una gran variedad de perfiles profesionales: jefes y responsables de producto, diseñadores de interacción, consultores de experiencia de usuario, diseñadores de interfaces gráficas, arquitectos de información, desarrolladores front-end, diseñadores de servicios, profesionales de posicionamiento en buscadores, responsables de recursos humanos, emprendedores digitales…

¿En qué se diferencia vuestra propuesta de valor respecto a eventos similares?

UXSpain es un encuentro organizado por y para los profesionales del sector. Tenemos una filosofía de trabajo que hemos respetado desde el inicio: buscamos un evento centrado por encima de todo en los intereses de sus asistentes. Nuestro evento es independiente y no estamos sujetos a obligaciones por parte de ninguna empresa o institución. Eso nos permite construir un programa muy centrado en contenido y personas.

¿Cómo es el proceso de selección de los ponentes? ¿Qué papel juegan los asistentes en el evento?

Si bien no utilizamos el método de call for papers, durante unos meses antes del evento mantenemos abierto un formulario de sugerencias, a través del cual todo el que quiera puede proponerse como ponente o proponer a otra persona. Nos resulta una fuente de información e inspiración muy importante. Luego también consultamos a nuestros círculos de confianza, ponentes de ediciones anteriores y participantes que aprecian el evento y conocen su filosofía. No obstante, la decisión final sobre cómo se conformará el programa la tomamos nosotros.

 
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Viendo cómo han volado las entradas, ¿nos podrías hablar un poco sobre la estrategia de marketing y comunicación que habéis seguido?

A pesar que en esta edición hemos aumentado el aforo, las entradas se han agotado en apenas 3 semanas. Nosotros somos los primeros sorprendidos ya que nuestra estrategia de promoción es nula, si tenemos en cuenta que lo único que hacemos es anunciar las fechas clave y el programa por Twitter.

La estrategia de marketing se basa fundamentalmente en la experiencia de los asistentes de ediciones anteriores, que son los mayores prescriptores del evento.

En un evento de estas características, ¿es importante contar con patrocinadores?

Es imprescindible, pero no ya por el soporte económico, sino porque el evento no podría cumplir su función de espacio de encuentro de la comunidad sin contar con el apoyo de las empresas e instituciones que la vertebran. Tenemos la gran suerte de contar con unos magníficos patrocinadores que respetan la filosofía del evento y que la apoyan, en algunos casos desde la primera edición.

¿Cómo se organiza el trabajo en el equipo? ¿Contáis con alguien externo?

Es importante tener en cuenta que UXSpain no es nuestro trabajo principal, cada uno de nosotros es un profesional independiente con sus propios proyectos, lo que condiciona mucho la distribución del trabajo.

La búsqueda y elección de ponentes la consensuamos entre los cuatro, y luego nos repartimos las tareas por áreas: logística, diseño, contabilidad, etc. Eso no quita que las responsabilidades varíen en función de las fechas y de nuestras circunstancias personales. Somos muy transparentes entre nosotros, si alguien en algún momento no puede ocuparse de su responsabilidad, nos reorganizamos rápidamente.

Contamos con la ayuda de un grupo de colaboradores que nos acompaña cada año. Son profesionales del sector que junto a la organización trabajan para recibir a los participantes, ofrecer información, organizar cada actividad y atender cualquier incidencia. Sin ellos este encuentro no sería posible.

Vuestra marca está muy consolidada, en vuestra opinión, ¿qué habéis hecho o qué tenéis diferente para conseguirlo?

Puede sonar ingenuo, pero queremos creer que trabajamos por el bien común, una labor que se termina percibiendo de uno u otro modo.

Intentamos siempre buscar un equilibrio entre personas que provengan de diferentes entornos (universidad, consultoría, grandes empresas, responsables de producto, profesionales independientes…) de forma que tengamos una amalgama de contenidos y asistentes equilibrada y heterogénea.

Luego está la característica de que el evento se celebre cada año en una ciudad diferente. Si bien en principio es algo que complica significativamente la organización, forma parte de la identidad del evento y le confiere esa cualidad de espacio en el que, una vez al año, desconectar del entorno habitual para reflexionar sobre la evolución del sector.

Además de los patrocinadores, ¿contáis con alguna otra alianza estratégica?

Normalmente contamos con entidades colaboradoras vinculadas a la ciudad que acoge el evento, universidades, organismos oficiales o comunidades, como es el caso del W3C en esta edición. Además, claro, contamos con la inestimable colaboración de Ticketea, que tanto nos facilita la gestión y venta de entradas.

Desde aquí queremos agradecer a Yusef y el resto de los organizadores su colaboración y disposición para hablar de su caso de éxito 🙂 Recuerda que si tú también estás pensando en organizar una conferencia tecnológica, tenemos muchos servicios que pueden ayudarte en la gestión y venta de entradas.

Ros Mayo

Ros Mayo

Product Marketing manager at ticketea
Fan de la música, la comunicación y la tecnología a partes iguales. O bueno, casi. Product marketing manager en ticketea y un poco capitana planeta.
Ros Mayo
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