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Organización de eventos: una guía práctica

Organización de eventos y Venta de entradas | Ticketea Pro / Organización de eventos: una guía práctica

La organización de eventos (ya sean conciertos, conferencias, obras de teatro o torneos deportivo) es una actividad tan útil como exigente. Cada tipo de evento es un mundo y para facilitarte la labor, hemos elaborado una guía básica para ayudarte a conseguir que sea todo un éxito.

Guía básica de planificación y organización de eventos

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1. Analiza la situación antes de comenzar:

Antes de meterte de lleno en la organización de tu evento, es importante que te plantees las siguientes cuestiones: 

  • Objetivos: ¿Por qué quieres organizar el evento? Aquí podemos diferenciar varios tipos de objetivos: 
    • Generar ingresos (ganar dinero, vamos).
    • Conseguir de notoriedad de marca.
    • Generar contactos.
    • Fidelización de clientes.
  • ¿A quién diriges tu evento? Es importante que conozcas al público al que quieres llegar porque esta información es fundamental no sólo a la hora de decidir el contenido del evento sino también para escoger qué canales de comunicación utilizarás para darlo a conocer. Dependiendo del tipo de evento que estés organizando puedes utilizar unas variables u otras, pero lo más sencillo y habitual es utilizar las sociodemográficas: sexo, edad, situación laboral, situación geográfica, poder adquisitivo…
  • Competencia: ¿Hay alguien que ya esté organizando eventos como los que tienes pensados? ¿Cómo lo hace? ¿Puedes hacerlo mejor? Debemos conocer si hay competidores que realizan acciones parecidas a la que estamos planeando, quiénes son y cómo lo hacen. Hay ocasiones en las que los eventos no resultan como esperábamos simplemente porque el público llega a estar saturado de oferta. Si después de analizar esto vemos que la competencia es muy fuerte,  no aportamos nada nuevo o cumplir nuestros objetivos es muy difícil, tal vez sea mejor pensar en realizar otra actividad.

2. Conceptualiza el evento aplicando nuestro modelo de organización de eventos.

Modelo de organización de eventos

Los eventos requieren mucho trabajo de planificación y es mejor estar seguros de tenerlo todo bajo control antes de poner a trabajar toda la maquinaria. En ticketea, hace tiempo que adaptamos el Business Model Canvas, una herramienta que permite “conceptualizar” un negocio, al mundo de los eventos. Con este sencillo ejercicio, tendrás un mapa mental de los 9 elementos que influyen en la organización de eventos y su relación entre sí.

Puedes mirar nuestra guía gratuita Modelo de Organización de eventos, aunque aquí te resumimos los principales bloques:

  • Segmento de clientes. Es decir, el target o público al que pretendes dirigirte.
  • Propuesta de valor. ¿Qué es exactamente lo que le vas a ofrecer al público? Aquí deberías empezar a esbozar tu evento en términos de qué, cómo, dónde y cuándo tendrá lugar.
  • Distribución. Es decir, canales de venta de entradas para tu evento.
  • Relación con los clientes (marketing). Tendrás que enumerar las actividades de marketing y comunicación que mejor encajen para informar y persuadir a tu target.
  • Fuente de ingresos. Es importante diseñar una estrategia de precios así como identificar todas las fuentes de ingresos.
  • Actividades clave. La organización de eventos es, en gran parte, el arte de saber coordinar muchas y variadas actividades: booking de artistas o ponentes, producción técnica del evento, marketing y comunicación… Es necesario que identifiques cada una de ellas y, si tienes equipo, que designes personas responsables de cada tarea.
  • Recursos clave. Comenzar de cero un evento es muy complicado. En este apartado es recomendable que enumeres todos los activos con los que cuentas antes de empezar: presupuesto inicial, si tienes base de datos, la fortaleza de tu marca, tu equipo…
  • Alianzas. Puede que cuentes con el apoyo de otras empresas o personas para la organización de eventos. Enuméralos y tenlos bien presentes, porque nunca sabes cómo te pueden ayudar.
  • Estructura de costes. Tan importante es saber los ingresos que puedes generar, como los costes a los que vas a tener que hacer frente: salarios, coste de producción, alquileres varios…

¿Ingresarás más de lo que gastarás? Esta es una de las preguntas clave que te ayudará a responder nuestro modelo de organización de eventos. Si quieres profundizar en este modelo, te recomendamos que eches un vistazo a nuestra guía completa.

3. Planifica la organización de tu evento

retrotiming organizacion de eventos

Si tras haber plasmado tu evento en este modelo, decides seguir adelante, el siguiente paso es la planificación. Para ello, te recomendamos que utilices el “retrotiming“.

Se trata de crear un calendario en el que deberás enumerar todas las tareas y sus responsables, definiendo tiempo de finalización. Hay varias herramientas online que pueden ayudarte a hacerlo de forma profesional, pero también puedes hacerlo utilizando excel.

También puedes utilizar alguna aplicación de gestión de equipos como trello, basecamp o podio. Es cuestión de ir probando y utilizar la que más te convenza.

4. Analiza y mide los resultados de tu evento

analizar resultados organizacion de eventos

Por último, pero tan importante como todo lo anterior en la organización de eventos, es que analices los resultados, no solo en términos económicos.

Para medir el rendimiento de tu evento online, te recomendamos que utilices Google Analytics. Podrás ver de dónde vienen tus visitantes, tus compradores, el valor de cada transacción… en definitiva, todo un mundo de datos que te ayudarán a tomar decisiones sobre tus futuros eventos. ¿No sabes cómo utilizarlo? Echa un vistazo a nuestras guías sobre cómo hacer seguimiento de tu evento online y los cuatro informes básicos que te proponemos.

Finalmente, es recomendable hacer un informe completo que recoja información más cualitativa: ¿Dónde has tenido problemas? ¿Cómo los puedes solucionar para futuros proyectos? ¿Es posible ahorrar algún coste?

Y, lo más importante, ¿qué piensan los asistentes del evento?  Para conocer su opinión, puedes enviarle una encuesta post-evento  a tu base de datos de compradores (si nos sabes cómo descargarla, te lo explicamos aquí) utilizando software gratuitos como SurveyMonkey.

¡Esperamos que estas pautas te ayuden en la organización de eventos! Si quieres aprender más sobre alguna vertical en concreto, echa un vistazo a todas nuestras guías. Y, si no encuentras lo que buscas, ¡propón tu el tema!

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