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Cómo organizar el control de acceso de eventos

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Si organizas un evento multitudinario, como un festival de música, una feria profesional o un torneo deportivo, llegará un momento en que te tengas que plantear esta pregunta: ¿cómo se organiza el control de acceso de eventos masivos?

Como sospechas, el asunto tiene miga. Además de disponer de una buena herramienta tecnológica para validar las entradas de forma rápida y segura, necesitas tener en cuenta otras variables como el equipo necesario para llevarlo a cabo, la configuración de los carriles, cuestiones de seguridad y otros muchos factores.

Consideraciones previas al control de acceso de eventos 

Todas las decisiones relativas al control de acceso de eventos se toman, obviamente, en función de las entradas anticipadas vendidas y de la previsión de venta en taquilla. Si estás trabajando en un evento de varios días, debes tener en cuenta la suma total de tickets: los de día y los abonos.  

En eventos masivos de este tipo, el control de acceso se compone de varios pasos:

  1. La validación electrónica de entradas
  2. El canjeo de pulseras o acreditaciones
  3. Control de seguridad. 

Es habitual, sobre todo en festivales, que el control de acceso comience uno o días antes de la apertura de puertas con la validación y canjeo. Tenlo en cuenta a la hora de hacer horarios y de poner personal.

¿Cómo fijar los horarios de validación de entradas en el control de acceso de eventos? 

No hay nada peor que llegar a un evento y tener que esperar horas a poder acceder. Y para la empresa organizadora, no es nada eficiente tener a mucho personal cuando no hay afluencia de público. ¿Cómo encontrar el equilibrio para que el control de acceso de tu evento se haga de forma rápida? Pues tienes dos opciones: 

  • Estimar los picos de entrada en función de la programación y del comportamiento de los asistentes. Es muy raro que un festival de música se forme cola en el acceso a primera hora (atención a la primera actuación grande), sin embargo, en una feria profesional, se espera que la gente acuda puntual. 
  • Utilizar estadísticas de validación de entradas de otros años. Si utilizas una herramienta tecnológica como ticketea Checkpoint, puedes descargarte los datos de años anteriores y hacer un gráfico para visualizar fácilmente los mayores picos. 

control de acceso de eventos detalle

¿Cuánto personal necesitas para validar entradas y canjear pulseras / acreditaciones? 

Pues eso, como todo, depende. Pero lo primero y principal: la persona que valida la entrada nunca a debe ser la misma que pone la pulsera. Básicamente porque la validación es mucho más ágil y se puede hacer un tapón. Sobre el personal necesario: según nuestra experiencia, con tener 2 personas con pulseras por cada persona que tenga app de validación es suficiente. Excepto en picos de mucha afluencia, donde la proporción sería de una persona con la app por 4 personas con pulseras. Y, recuerda, las pulseras valen mucho dinero. Es buena idea que haya una persona responsable de “pulsereros” que se encargue de contar y llevar el control. 

Para finalizar con el tema del canjeo de pulsera, unos consejos: las personas encargadas de poner las pulseras, deben asegurarse de que quedan bien cerradas. ¡Pero sin pasarse! Que quepa holgadamente un dedo. Porque si a alguien le aprieta mucho la pulsera vas a tener que cambiársela por otra, lo que conlleva dos problemas: 1) supone una pérdida de dinero y 2) la persona de incidencias va a tener que hacer una serie de comprobaciones que puede quitarle tiempo de atender correctamente otros asuntos. 

¿Cómo configurar los carriles en el control de acceso de eventos masivos? 

Para ayudarte a hacer el cálculo: durante una hora, en un solo carril que desemboca en una única app, se pueden llegar a validar desde 500 a 800 entradas. ¿Cuántos carriles necesitas? Pues esto también depende del tipo de evento. Si organizas un macroconcierto de una única banda para 12000, vas a tener que hacer el control de acceso del evento en pocas horas. Aunque te ahorras un paso del proceso (el de poner pulsera o acreditación), esto se traduce en que deberás disponer de suficientes carriles para que se haga a tiempo.  

Otras cuestiones y detalles importantes en control de accesos de eventos

Comodidad para el personal 

Si es un festival de verano o hay riesgo de lluvia, asegúrate de que el personal trabaja bajo una carpa. Por otro lado: pon a su disposición agua (fría en la medida de lo posible) y, por último: respeta sus horarios de descanso. Estas personas pasan horas de pie y son los primeros en recibir quejas si hay alguna incidencia; pero sobre todo: son lo primero que se encuentran los asistentes a tu evento. Si están de buen humor ¡seguro que lo contagian! 

Entradas y salidas 

Debes dejar claro en la entrada tu política de entradas y salidas. Si los asistentes no van a poder abandonar el recinto, debes comunicárselo en la misma entrada. 

La seguridad

Además de tener personal de seguridad para los “cacheos” de bolso y mochilas, debes contar también con personal en la caseta de incidencias y de pulseras. Es preferible que tengas personal de seguridad de ambos sexos. 

 

 

Esperamos que esto te haya ayudado en la planificación de control de acceso de eventos masivos. Pero si tienes cualquier duda, puedes hablar con alguno de nuestros expertos 🙂 

 

 

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Ros Mayo

Ros Mayo

Product Marketing manager at ticketea
Fan de la música, la comunicación y la tecnología a partes iguales. O bueno, casi. Product marketing manager en ticketea y un poco capitana planeta.
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