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Cómo organizar un concierto: tareas principales

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como organizar un concierto mesa de sonido

Antes de comenzar a organizar un concierto, hay que tener una cosa clara: conlleva muchas y muy variadas tareas. Saber cómo organizar un concierto en condiciones, implica responder a preguntas como… ¿cómo contrato al artista o alquilo la sala? ¿Cuándo pongo las entradas a la venta? ¿Cómo promociono el concierto? En definitiva, se trata de poner en práctica algunas tareas clave.

como organizar un concierto portada
 

Cómo organizar un concierto: tareas principales


En esta guía pdf que podrás descargar, hemos ampliado información sobre las actividades clave para saber cómo organizar un concierto, pero puedes ver un pequeño resumen a continuación:
 

Cómo organizar un concierto: el Booking

La contratación del artista (en inglés, booking) es lo principal, ya que es el corazón del concierto. La mayoría de las bandas cuentan con una agencia de contratación o un mánager que hace también las funciones de booker. Una forma rápida de saber a quién dirigirse es mirar en los perfiles de redes sociales, ya que suelen poner sus datos de contacto. Contactes con quien contactes, recuerda enviarles toda la información relevante: lugar, aforo estimado, si habrá teloneros, si dispones de backline… en definitiva, dales todas las pistas neesarias para que te envíen una cotización lo más ajustada posible.

A la hora de empezar la negociación, no es lo mismo querer contratar artistas nacionales que de fuera, ya que los gastos se pueden disparar: traslados, dietas, alojamiento, conexiones con otras ciudades…

Hay dos temporadas muy fuertes de conciertos –entre octubre y noviembre y de febrero a mayo- . Recuerda que muchos artistas están en verano de gira por distintos festivales, así que es más difícil contratarlos en esas fechas.
 

Cómo organizar un concierto: la producción

 
como organizar un concierto produccion

La producción del evento se divide en varias partes:

  1. la preproducción, que se desarrolla en paralelo a la contratación, es obviamente todo lo que tienes que hacer antes del día del concierto. Aquí se incluye las conversaciones con la sala sobre aforo, precio de alquiler, requisitos técnicos, backline, personal necesario…
  2. la producción artística, que es todo lo que tiene que ver con la gestión de la banda. Hospitality (que tengan lo que piden), información de cómo llegar al recinto y en definitiva toda la información que suele venir en la hoja de ruta.
  3. la producción técnica, es decir, todo lo relativo a backline, sonido, luces… en definitiva, lo que viene determinado por el rider técnico.

 

Cómo organizar un concierto: El ticketing

De este tema hemos hablado largo y tendido (como iba a ser de otra manera), pero nos gustaría recordarte que tan importante es cuándo pones las entradas a la venta, como por cuánto. Recuerda que los precios promocionales funcionan la mar de bien. Y que si tu periodo de preventa es largo, puedes aprovechar la estrategia de precios escalonados.
 

Cómo promocionar un concierto

En un concierto pequeño o mediano, lo normal es que te ocupes tú mismo de la promoción, publicándolo en las redes sociales o repartiendo flyers. Un flyer repartido en un concierto muy afín al que estás organizando suele funcionar y su coste es pequeño. De todas formas, si vendes online y quieres aprovechar las oportunidades de promoción que te ofrece internet, echa un vistazo a nuestra guía de marketing digital de eventos.
 

Cómo organizar un concierto: las operaciones

El control de las operaciones es clave para saber cómo organizar un concierto rentable. La gestión de los recursos – personal, presupuesto, tiempos…- es fundamental para conseguir una buena producción. Hace tiempo que os compartimos una plantilla para calcular en break even de un concierto (es decir: el punto en que no ganas, pero tampoco pierdes dinero.)
 

Como rentabilizar un concierto: Patrocinios

Por último, también debes pensar en otras formas de rentabilizar tu concierto, más allá de la venta de entradas. Para una promotora mediana, con varios conciertos a lo largo del año, lo habitual es hablar con marcas relacionadas con el mundo de la música en directo como cervezas o marcas de instrumentos musicales. Si lo que estás montando es algo grande, puedes hablar con casi cualquier empresa que quiera relacionarse a la música; para ello deberás preparar un buen dossier de patrocinio que recoja los puntos fuertes de tu proyecto.

En definitiva, la clave de cómo organizar un concierto está en la multitarea. ¡Descárgate esta guía para más información!

 

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Ros Mayo

Ros Mayo

Product Marketing manager at ticketea
Fan de la música, la comunicación y la tecnología a partes iguales. O bueno, casi. Product marketing manager en ticketea y un poco capitana planeta.
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