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Guía sobre cómo organizar un festival de música

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como organizar un festival de musica portada

En ticketea hemos desarrollado un marco práctico y útil para saber cómo organizar un festival de música. Nuestro modelo de organización de eventos, que se basa en el Business Model Canvas es una herramienta que te permite visualizar todas las tareas que implica la organización de cualquier evento, incluso de un festival de música, y ver su relación entre sí. 

Guía sobre cómo organizar un festival de música 

Si quieres saber cómo organizar un festival de música, lo primero que tienes que saber es que implica muchas tareas y a veces es difícil mantenerlo todo bajo control. Por eso hoy queremos compartir con vosotros la aplicación del modelo de organización de eventos aplicado a cómo organizar un festival de música.

Tomando como ejemplo un festival sencillo (sin actividades paralelas) el modelo quedaría pintado más o menos así:

modelo de organizacion de festivales musicales

1- Segmento de clientes: tu público 

Para saber cómo organizar un festival de música, primero tienes que identificar quiénes son las personas a las que te diriges. En un festival sueles tener 3 segmentos de clientes principales o targets:

  • los fans (asistentes al festival)
  • marcas o anunciantes
  • las administraciones (ayuntamiento de la localidad que acoge el festival).

 

como organizar un festival de musica publico

Aunque es importante que identifiques estos tres segmentos, será el de asistentes el que te ayude a configurar muchas de las actividades del festival de música, por lo que es necesario que sepas cómo son (variables sociodemográficas) y qué les gusta. 

2 – La propuesta da valor: ¿qué necesidad cubro? ¿qué le ofreces a cada segmento de clientes? 

Ahora que sabes a quién te diriges ¿qué les vas a ofrecer? Los fans parece claro que lo que quieren es divertirse, disfrutando de música en directo, a un buen precio. Los anunciantes por su lado quieren vincular su marca a tus valores y para las administraciones puede ser interesante que te vean como una fuente de ingresos indirectos para la localidad (turismo, restauración…) 

3 – Distribución: ¿cómo le hago llegar a los asistentes mi propuesta de valor? 

 

como organizar un festival de musica canalesSi pensamos en un festival de música como un producto, éste tiene una peculiaridad: se trata de una experiencia intangible y como tal es imposible de “empaquetar” y vender por canales tradicionales de distribución. Pero hay algo que sirve para materializar esa experiencia intangible: la entrada. ¿A través de qué canales podrán tus asistentes comprar sus entradas? Para determinar una correcta estrategia de distribución tienes que pensar en cómo es tu target; recuerda que para la gente mayor, los canales online aún no son mayoritarios.  

Por tanto, puedes escoger varios canales de distribución: online (a través de un software de venta de entradas gratis como el nuestro) y offline, puntos físicos y venta de entradas en taquilla

 

4. Relación con los clientes: ¿cómo hacer que se enteren del festival? 

Esto es, ni más ni menos, la estrategia de marketing y comunicación que sigues. Puedes aprovechar todo el potencial del marketing digital para eventos para maximizar las ventas y complementarlo con una estrategia de comunicación a medios para aumentar la notoriedad. 

5. Fuente de ingresos: ¿cómo vas a rentabilizar tu evento? 

Además de saber cómo organizar un festival de música, es necesario que sepas cómo vas a rentabilizarlo. Suele haber 5 grandes fuentes de ingreso::

  • La venta de entradas. Obvio, ¿no? Asegúrate de que sigues una estrategia de precios escalonados acorde con los valores de tu festival.
  • Los patrocinios. De ahí que fuera tan importante identificar a las posibles marcas anunciantes en segmentos de clientes. 
  • Subvenciones. Al igual que las marcas, las administraciones públicas también pueden ser una fuente de ingresos. 
  • Las barras. Además de un tanto por cierto de la gestión, la organización de festivales de música suele quedarse con tanto por ciento de los tickets que no se consumen. Si además se utiliza un sistema de pulseras RFID este porcentaje aumenta considerablemente. 
  • Merchandising. Hay festivales con auténticas legiones de fans que compran todo tipo de artículos con su marca: camisetas, tazas, chapas… 

6. Actividades clave a la hora de organizar un festival de música  

 

como organizar un festival de musica sonidoSi vas a organizar un festival, hazte a la idea de que te convertirás en hombre o mujer orquesta. Estas son algunas de las actividades clave que implica organizar un festival de música: 

  • Booking: contratación de artistas
  • Producción: todo lo relativo al montaje del evento; desde transfers para artistas a la construcción de escenarios, equipos de sonido, vallas de seguridad…
  • Control de accesos: Es imprescindible que organices bien la entrada al festival. Has de tener en cuenta el personal necesario, la configuración de los carriles, temas de seguridad y contar con una herramienta segura, rápida y fácil de usar como ticketea Checkpoint

7. Recursos clave 

A la hora de poner en marcha la organización de un festival de música, es necesario que enumeres todos los activos con los que cuentas previamente, y que te ayudarán a llevarla a cabo: tu marca, base de datos de clientes anteriores, tu equipo, recursos económicos disponibles… 

8. Alianzas estratégicas 

Es, literalmente imposible, organizar un festival de música sin contar con socios y proveedores. Identifícalos y siempre ten el contacto de una personas responsable. 

9. Estructura de costes 

¡No todo es ingresar dinero! Tienes que tener en cuenta que todas las actividades que hemos mencionado anteriormente tienen un coste; a lo que hay que sumar las campañas de marketing y comunicación y, por supuesto, el coste de personal. 

Esperamos haberte ayudado a saber cómo organizar un festival de música. Como has vistos, ¡hay muchas cosas que tienes que tener en mente! En ticketea nos encantará echarte una mano siempre que lo necesites, mira todo lo que le ofrecemos a los promotores de conciertos y festivales

¿Quieres comentarnos algo? Recuerda que @ticketeapro está especialmente pensado organizadores de eventos como tú. Allí te iremos informando sobre este tipo de contenidos, novedades, consejos… ¡y lo que nos echen! Como siempre, esperamos que te sea útil y que te ayude a que tu próximo festival de música sea todo un éxito. ¿Quieres empezar a vender entradas para tu festival de música ya? ¡Crea tu evento con nosotros! 

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Ros Mayo

Ros Mayo

Product Marketing Manager at ticketea
Fan de la música, la comunicación y la tecnología a partes iguales. O bueno, casi. Product marketing manager en ticketea y un poco capitana planeta.
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